Việc thành lập công ty cổ phần là một trong những lựa chọn phổ biến đối với các doanh nghiệp có kế hoạch phát triển lớn mạnh, muốn huy động vốn từ nhiều nguồn và mở rộng hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để thành lập một công ty cổ phần hợp pháp và đúng quy định, bạn cần thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước trong thủ tục thành lập công ty cổ phần, giúp bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị tốt nhất cho quá trình này.
Lựa chọn tên và địa chỉ trụ sở công ty
Trước khi bắt đầu thủ tục thành lập công ty cổ phần, việc lựa chọn tên và địa chỉ trụ sở chính là bước đầu tiên bạn cần thực hiện.
Lựa chọn tên công ty
Tên công ty phải là duy nhất, không trùng lặp với bất kỳ doanh nghiệp nào đã đăng ký trước đó. Bạn nên kiểm tra tên dự định của công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo không có sự trùng lặp. Tên công ty cổ phần bao gồm loại hình doanh nghiệp (Công ty cổ phần hoặc CTCP) và tên riêng. Bạn cũng cần chú ý rằng tên công ty không được vi phạm các quy định về sở hữu trí tuệ và phải sử dụng tiếng Việt.
Địa chỉ trụ sở chính
Địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, rõ ràng, chính xác và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty. Bạn không thể sử dụng địa chỉ giả hoặc không có thực để đăng ký trụ sở chính.
Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty cổ phần
Hồ sơ thành lập công ty cổ phần là tập hợp các tài liệu cần thiết để đăng ký kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau đây:
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Đây là tài liệu quan trọng nhất, trong đó bạn cần điền đầy đủ thông tin về tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin về cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật.
Điều lệ công ty cổ phần
Điều lệ công ty cổ phần là văn bản quy định về cơ cấu tổ chức, quản lý, hoạt động của công ty, quyền và nghĩa vụ của cổ đông, và các quy định liên quan khác. Điều lệ công ty cần được soạn thảo kỹ lưỡng, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Danh sách cổ đông sáng lập
Tài liệu này liệt kê chi tiết các cổ đông sáng lập của công ty cổ phần, bao gồm thông tin cá nhân như tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân hoặc hộ chiếu, số lượng và giá trị cổ phần góp vốn.
Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của cổ đông sáng lập
Bạn cần cung cấp bản sao chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của các cổ đông sáng lập. Nếu cổ đông là tổ chức, cần cung cấp bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương và quyết định ủy quyền cho người đại diện pháp luật.
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ
Nếu người nộp hồ sơ không phải là cổ đông sáng lập hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty, cần có văn bản ủy quyền kèm theo bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của người nộp hồ sơ.
Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Khi hồ sơ đã được chuẩn bị đầy đủ, bạn sẽ nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính. Quy trình nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tiếp hoặc qua hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến tùy theo quy định của từng địa phương. Các bước trong quá trình nộp hồ sơ bao gồm:
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
Trước khi nộp, hãy kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin và tài liệu trong hồ sơ để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác. Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, bạn có thể bị yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc chỉnh sửa thông tin.
Thời gian xử lý hồ sơ
Sau khi nộp hồ sơ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ kiểm tra và xử lý hồ sơ trong vòng 3-5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Sau khi hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giấy chứng nhận này xác nhận sự tồn tại hợp pháp của công ty, ghi rõ các thông tin quan trọng như tên công ty, mã số doanh nghiệp, ngày cấp giấy chứng nhận, và thông tin về cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật.
Khắc dấu và thông báo mẫu dấu công ty
Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cổ phần cần tiến hành khắc dấu và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Con dấu của công ty là biểu tượng pháp lý quan trọng, được sử dụng trong các giao dịch và văn bản chính thức. Quy trình khắc dấu và thông báo mẫu dấu bao gồm các bước sau:
Khắc dấu công ty: Công ty có thể lựa chọn đơn vị khắc dấu uy tín để thực hiện việc khắc dấu. Nội dung con dấu thường bao gồm tên công ty, mã số doanh nghiệp và thông tin về trụ sở chính.
Thông báo mẫu dấu: Sau khi có con dấu, công ty cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư thông qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thông tin về mẫu dấu sẽ được công bố công khai trên cổng thông tin này, và từ thời điểm đó, con dấu của công ty chính thức có hiệu lực pháp lý.
Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký mã số thuế
Để công ty cổ phần có thể hoạt động hợp pháp và thực hiện các giao dịch tài chính, việc mở tài khoản ngân hàng và đăng ký mã số thuế là cần thiết.
Quy trình này bao gồm các bước sau:
Mở tài khoản ngân hàng
Công ty cần chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, con dấu và các giấy tờ liên quan để mở tài khoản ngân hàng. Tài khoản này sẽ được sử dụng cho mọi giao dịch tài chính của công ty, bao gồm nộp thuế, thanh toán tiền lương và các giao dịch với đối tác.
Đăng ký mã số thuế
Sau khi mở tài khoản ngân hàng, công ty cần đăng ký mã số thuế tại Cục Thuế nơi công ty đặt trụ sở chính. Mã số thuế là mã số duy nhất mà doanh nghiệp sử dụng để thực hiện các nghĩa vụ thuế với nhà nước. Việc đăng ký mã số thuế cần được thực hiện ngay sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Đăng ký và kê khai thuế ban đầu
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký mã số thuế, công ty cổ phần cần thực hiện việc đăng ký và kê khai thuế ban đầu với cơ quan thuế. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ các nghĩa vụ thuế, bao gồm:
Đăng ký thuế môn bài
Công ty cần nộp thuế môn bài hàng năm. Mức thuế môn bài phụ thuộc vào vốn điều lệ của công ty, và doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT)
Công ty cổ phần cần thực hiện việc kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT) hàng tháng hoặc hàng quý tùy theo quy mô doanh nghiệp. Đây là loại thuế gián thu được tính trên giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
Kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là loại thuế trực thu đánh trên thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp. Công ty cổ phần cần thực hiện kê khai và nộp thuế TNDN hàng năm theo quy định của pháp luật.
Kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Nếu công ty cổ phần có nhân viên, doanh nghiệp cần thực hiện việc kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân viên. Thuế TNCN được tính dựa trên thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập khác của nhân viên.
Theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp, bao gồm cả công ty cổ phần, có trách nhiệm đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động. Với các thủ tục thành lập công ty cổ phần trên đây hy vọng bạn có thể hiểu và chuẩn bị các giấy tờ đầy đủ để hồ sơ được duyệt nhanh chóng và thuận lợi kinh doanh.
